hokanで定められたCSVファイルを活用し、共同GW非連携の契約データやExcelや別ツールで管理していた契約データをhokanに取り込むことが可能です。
①取り込みフォーマットのダウンロード
契約インポート画面よりCSVフォーマットをダウンロードします。
②取り込みフォーマットへのデータ加工
ダウンロードした「契約取込フォーマット」内に必要データを入力します。
お持ちのデータから、hokanへの取込準備のためデータ移行していただきます。
※ページ下部にフォーマットの加工情報を記載していますので詳細はそちらを参照ください
③取込ファイルのアップロード/インポート
③-1：契約一覧画面及び管理者設定画面より契約をインポートをクリック
③-2：インポートを開始をクリック
③-3：「契約データ」をクリック
③-4：作成したファイルをアップロードし、「次へ」をクリック
💡ヒント：
データの取込方法について
・「新規と更新」：既存の契約情報と名寄せ条件が合致しない場合は新規契約としてデータ作成されます。
・「更新」：既存の契約情報と名寄せ条件が合致しない場合は取り込みを行いません。
③-5：取込内容確認（インポートしない/上書きしないを選択）し、インポートを開始
取込ファイルの加工（各項目の選択名称参考Excel⇨ダウンロードリンク）
※必須有無＝⚪︎：取り込み方法「新規と更新」の場合に必須の項目となります。
| 取込項目名 | csvデータの値/備考 | 必須有無 |
| 顧客ID | 半角数字 ※IDを指定した顧客へ契約データを紐付け ※IDを指定した顧客を更新 |
|
| 契約者個人/法人区分 | 個人/法人 | ◯ |
| 契約者姓 | 文字入力 | ◯ |
| 契約者名 | 文字入力 | |
| 契約者姓カナ | 文字入力 | |
| 契約者名カナ | 文字入力 | |
| 契約者生年月日 | YYYY/MM/DD | |
| 契約者性別 | 男性/女性/その他 | |
| 契約者電話番号 | 半角数字 | |
| 契約者携帯電話番号 | 半角数字 | |
| 契約者郵便番号 | 半角数字 | |
| 契約者住所 | 文字入力 | |
| メールアドレス | メールアドレスの形式 | |
| 所属コード | 半角英数字 | |
| 社員コード | 半角英数字 | |
| 所属区分 | 現役/OB/一般 | |
| 部門コード | 半角英数字 | |
| 代理店コード（1） | 半角英数字 | |
| 代理店コード（2） | 半角英数字 | |
| 契約募集人 | ユーザー名 （姓名間のスペース有無や半角・全角問わず） ※顧客担当者が未割当ての場合、 顧客担当者として登録されます |
|
| 契約担当者 | ユーザー名 （姓名間のスペース有無や半角・全角問わず） |
|
| 契約ID | IDを指定した契約の情報 | 更新のみの場合必須 |
| 一般or団体 | 一般/団体 | ◯ |
| 証券番号 | 半角英数字 | ◯ |
| 証券番号枝番 | 半角数字 | |
| 保険分類 | 生命保険/火災保険/自動車保険/傷害保険/ 新種保険/海上保険/保険以外 |
◯ |
| 保険会社 | 保険会社コード or 保険会社名 | ◯ |
| 保険種目 | ダウンロードリンクをご参照のうえ入力ください | |
| 保険種類 | ダウンロードリンクをご参照のうえ入力ください | |
| 種目種類 | マスタ設定の種目種類名称を取込可能 ※「新規と更新」取り込みの場合、且つ「契約ID」を指定していない場合のみ |
|
| 保険会社申込日 | YYYY/MM/DD | |
| 被保険者名 | 文字入力 | |
| 物件所在地 | 文字入力 | |
| 登録番号 | 半角英数字 | |
| 自代理店or他代理店 | 自代理店/他代理店 | |
| 申込番号 | 半角英数字 | |
| 払込方法 | 月払/年払/半年払/一時払(含、全期前納)/ 一般分割/集金/大口分割/団体扱/団体契約/その他 |
|
| 分割払1回分保険料 | 半角数字 | |
| 合計保険料 | 半角数字 | |
| 初年度手数料 | 半角数字 | |
| 次年度以降手数料 | 半角数字 | |
| 年換算手数料 | 半角数字 | |
| 実質手数料 | 半角数字 | |
| 始期日 | YYYY/MM/DD | |
| 満期日 | YYYY/MM/DD ※空の場合、すべて終身 |
|
| 回目 | ||
| 回数 | ||
| 明細親子区分 | 明細付契約以外/明細付契約親レコード/ 明細付契約子レコード |
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| 流入経路 | マスタ設定の流入経路を取込可能 | |
| 営業所 | マスタ設定の営業所を取込可能 | |
| 契約ステータス | 見込/商談中/申込/審査中/不備処理中/成立/不成立/謝絶/失注/満期/解約/失効/消滅 | ◯ |
| 旧証券番号 | 半角英数字 | |
| 旧証券番号ー枝番 | 半角数字 | |
| 団体管理番号 | 半角英数字 | |
| 加入者管理番号 | 半角英数字 | |
| 団体契約被保険者名 | ||
| タイプ | ||
| 口数 | ||
| 異動理由 | 新契約/更新/特約更新/定額年金への移行/解約/ クーリングオフ（フリールック）/失効/ 解除・契約取消/死亡/年金支払/ 復元（復活・復旧）/減額（一部解約）/ 増額（随時）/増額（規則的）/特約途中付加/ 払済・延長/払込方法変更/属性変更/その他 |
|
| 異動・解約日 | YYYY/MM/DD | |
| 単独・共保 | 単独/共保 | |
| 単独・代分 | 単独/代分 | |
| タグ |
マスタ設定の契約タグを取込可能 ※複数のタグを取込む場合は、セミコロン;で繋いでください。 例）満期対応事項あり;未収 |
Q:一度にインポートできるデータの容量制限を教えてください。
A:CSVデータの容量制限は5MBとなっております。
Q:契約の名寄せ条件は管理者設定にて変更できますか？
A:契約名寄せを適用させたい場合は、名寄せ条件は以下の通りです。
ー「契約更新時に、契約名寄せ条件で設定された項目を利用する」のON・OFF
データの取り込み方法(新規と更新・更新のみ)の組み合わせにより、
以下の条件で名寄せされます。
＜チェックボックスをOFFの場合＞ ※デフォルトはOFFです
・新規と更新：
→契約IDがない場合は、契約データは新規作成する
（契約IDがある場合は、既存データと一致した場合に名寄せする）
・更新のみ：
→契約IDのみの一致で契約データを更新し、一致しない契約データは作成しない
＜チェックボックスをONの場合＞
・新規と更新
→「契約ID」の一致を見て、一致しない場合に 設定画面で各自設定していただいている「契約の名寄せ条件の設定項目」の一致条件で契約データを更新し、一致しない契約データは新規作成
・更新のみ
→「契約ID」の一致を見て、一致しない場合に 「契約の名寄せ条件の設定項目」の一致条件で契約データを更新し、一致しない契約データは作成しない
Q:顧客の名寄せ条件は管理者設定にて変更できますか？
A:顧客の名寄せは、管理者設定画面の名寄せ条件が適用されます
※顧客IDを指定いただいた場合は、IDをベースに名寄せが行われます